Penilaian Arsip

Salah satu kegiatan dalam manajamen arsip adalah penyusutan arsip atau pengurangan arsip. Dalam proses kegiatan penyusutan arsip ada salah satu langkah atau tahapan yang harus dilakukan yaitu penilaian arsip. Penilaian arsip juga merupakan fungsi kearsipan yang paling penting dalam menetapkan nilai arsip dan menentukan lama usianya serta kapan arsip itu akan dimusnahkan. Penilaian (Appraisal) Arsip merupakan satu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan kemudian menentukan musnah atau permanen berdasarkan beberapa pertimbangan seperti berdasarkan nilai guna administrasi, hukum, dan kegunaan fiskal; nilai guna informasional dan hubungannya dengan arsip lainnya.
Selain pengertian tersebut di atas, ada beberapa pengertian tentang penilaian arsip lainnya :

• Suatu pengujian terhadap sekelompok data melalui daftar arsip dalam menentukan “nilai guna” setiap series arsip bagi organisasi (Betty R. Rick)
• Suatu proses yang dilakukan arsiparis untuk mengevaluasi seberapa jauh arsip tertentu dapat memberikan kontribusi terhadap tujuan kebijaksanaan akuisisi (F. Gerald Ham)
• Appraisal decisions are made at different times with different approaches and different emphases depending on the type of archives (Barbara Reed, “Appraisal And Disposal”:1993)
• Proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai intrinsiknya yang dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi ( Kep. Ka ANRI No. 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha dan Swasta)

Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa penilaian arsip adalah analisis informasi terhadap sekelompok arsip untuk menentukan “nilai guna” dan jangka simpan arsip dilihat dari kaedah hukum dan kepentingan operasional lembaga pencipta serta kepentingan lainnya.
Tujuan Penilaian
Kegiatan penilaian arsip ini dilakukan dengan tujuan:

1. Menentukan jangka waktu arsip
2. Menentukan arsip yang akan dimusnahkan setelah tidak bernilai guna lagi
3. Menentukan arsip permanen yang akan ditetapkan bernilai permanen bagi lembaga penciptanya (arsip vital)
4. Menentukan arsip yang akan diserahkan ke ANRI (arsip statis)

Jadi pada intinya penilaian arsip merupakan penentuan kegiatan untuk memilahkan arsip –arsip ke dalam dua kategori :

1. Arsip yang bernilaiguna permanen yang harus terus disimpan.
2. Arsip yang bernilaiguna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera di kemudian hari                                                                                                                                                                https://muhaniz.wordpress.com/2015/03/19/penilaian-arsip/ diakses pada tanggal 20 Februari 2015 pukul 23.39